【Bizmates体験談008】ビジネスメールの基本を学ぼう

perao_03こんにちは。ペラオです。
ペラオのビジネスイングリッシュ学習日記では、オンライン英会話のBizmatesに入会し、ビジネス英語を学ぶ過程を記していきたいと思います。

前回の英語で業務内容を説明しようのレッスンでは、自分の業務内容や役割を英語で説明する練習をしました。

今回は、英語でのビジネスメールの基本を学びたいと思います。

私のようにスピーキングは得意でも、ライティングが苦手な人は少なくありません。ネイティブでも、ビジネスメールの書き方が分からない人もいます。今回は、そんな方も参考になるビジネスメールの基本のレッスンです。

ビジネスメールクラスの講師

ビジネスメールのクラスの先生は、Victoria先生でした。

victoria

 どういう状況で英文のメールを送る機会がありますか?という質問をそれとなくしてくれて、何故、ビジネスメールのレッスンが必要なのかを把握してくれようとしていました。こういう配慮大事ですよね。

 

英語でビジネスメールを書く際に抑えるべき書けますか?

ビジネスメールを書くときに抑えるべき3つのポイント
1.メールを送る際に目的を明確に伝える
2.余計な事をだらだら書くのではなく、ポイントを的確に伝える
3.読み手の立場になって文章が書かれているか確認する

日本語でも同じことが言えますが、読みにくいメールは趣旨が分かり辛く、だらだらと長いです。逆に分かり易いメールは、タイトルや内容を一目見れば、送り手が何を言おうとしているかを簡単に理解する事が出来ます。

また、読み手の側に立った伝え方をしないと、読み手によっては怒っているのかな?と誤解を生んでしまう事もあります。余計な誤解を生まない為にも、誤字脱字や文法的な間違いがないようにしなけれまなりませんね。

それでは、例文を見てみましょう。

wrong-e-mail1

う〜ん。

色々と改善点がありますね。

まず、冒頭の大文字の文章を見たら、相手には、「え、この人怒ってるの?」と思われかねません。
ビジネスの場では。このように大文字のセンテンスを使いません。

ビジネスメールで使える冒頭文として、
I am writing because I need you to…”

このフレーズを使用して、メールの趣旨を先に伝えることで、その後の文章の理解が進みます。


タイトル、内容を書き換えた文章はこちらです!

Please check the slides for errors.
Dear Joe

I am writing because I need you to go over slides again for errors.
It will be great if we can get it done by tomorrow so we can get Bill’s approval right  away, and have these ready for our presentation next week.

 

伝えたいことを完結に述べるとこのくらいの長さになりますね。

今日のビジネス英会話一歩前進!!

ビジネスメールは、定型文を覚えれば難しくありませんね!メールは送り手がどのように伝えたかではなく、受け手にどのように伝わったかが重要なポイントです。これからも、相手に伝えたい事を適切に伝える為のビジネスメールフレーズをご紹介していきたいと思います。楽しみにしていてください。

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